Най-важното накратко
- Всяко движение има дата, основание, документ и сума.
- След всяка операция трябва да може да се възстанови текущото салдо.
- Не коригирайте редове без следа — сторнирайте/обяснявайте поправката по проследим начин.
Примерна структура
КАСОВА КНИГА – ПОМОЩНА ТАБЛИЦА Период: [период] Начално салдо: [сума] № | Дата | Основание | Документ | Приход | Разход | Салдо 1 | [дата] | [основание] | [№] | [сума] | — | [салдо] 2 | ... Крайно салдо: [сума] Проверил: [име/дата]
Месечно приключване
Съпоставете крайното салдо с наличността/сметката, отбележете всяка разлика и свържете касовата книга с периодичния отчет за приходите и разходите.
Не използвайте касовата книга като заместител на документите
Редът в таблицата показва движението, но не доказва сам по себе си защо е платена сумата. Пазете разходния/приходния документ и връзката му с решение или договор, когато е приложимо. При поправка не заличавайте без следа стария запис.
Правете периодична физическа сверка
Салдото в касовата книга трябва периодично да се сравнява с реалната наличност в брой. Разлика от „дребни пари“ не бива да остава необяснена, защото с времето става невъзможно да се установи кога е възникнала.
Поправката не трябва да изтрива историята
При сгрешен запис използвайте корекция, от която се вижда старото и новото основание или сума. Не редактирайте старите редове така, че по-късно отчетът да изглежда сякаш грешката никога не е съществувала.
Практически чеклист
- Начално салдо
- Последователен номер на операция
- Дата
- Основание
- Документ/референция
- Приход
- Разход
- Салдо след операцията
- Бележка за корекция, ако има