Образци и документи

Официален образец или редакторски шаблон?

На всяка страница маркираме статуса на документа. Когато МРРБ публикува утвърден образец, насочваме към официалния файл. Когато няма универсален официален формуляр, предоставяме редакторски шаблон като структура, която трябва да бъде съобразена с конкретния случай.

Не попълвайте шаблона механично

Преди копиране определете кой издава документа, за кой вход/сграда се отнася, коя процедура обслужва и какви приложения трябва да вървят с него. Най-честият проблем не е липсваща „красива формулировка“, а документ, който не отразява реално взетото решение или доказателството за процедурата.

Пазете документите като последователна папка

Покана, доказателство за поставяне, присъствен списък, пълномощни, протокол и съобщение за изготвения протокол са свързани части от един последователност. Подреждайте ги по дата и процедура, за да могат след време да бъдат проверени от нов управител, собственик или специалист.

Четете страницата на конкретния документ

Каталогът показва всички образци на едно място, но важните указания са на самата страница. Там отбелязваме дали има официален файл, какво доказва документът, какво не доказва и кои приложения трябва да се съхраняват заедно с него.

Не превръщайте примерния текст във фиктивен протокол

Примерите служат, за да покажат структура и ниво на конкретика. Те трябва да бъдат заменени с реално настъпилите факти. Ако събранието не е обсъждало даден въпрос или определено лице не е присъствало, шаблонът не е основание да се добавя такова съдържание.

Практически чеклист

• ✓Проверен статус: официален или редакторски
• ✓Актуална версия на официалния файл
• ✓Попълнени конкретни данни за сградата/лицата
• ✓Приложения и доказателства към документа
• ✓Подпис/дата според конкретната процедура
• ✓Архивирано копие след използване

Официални източници