Най-важното накратко
- Посочете кой протокол е изготвен — дата на събранието и адрес.
- Опишете къде и как може да бъде прегледан/получен, без да публикувате излишни лични данни.
- Съхранете доказателството за съобщаването заедно с протокола.
Примерен текст
СЪОБЩЕНИЕ Уведомяваме собствениците, ползвателите и обитателите на етажната собственост на адрес [адрес], че е изготвен протоколът от общото събрание, проведено на [дата]. Протоколът и приложенията могат да бъдат прегледани/получени по следния начин: [описание на достъпа]. Дата на съобщението: [дата] Лице за контакт: [ако е необходимо] Подпис: ____________________
Лични данни
Когато осигурявате достъп до протокола, не публикувайте без необходимост лични данни на свободно достъпно място. Организирайте достъпа така, че да се изпълни целта на уведомяването с минимално разкриване на данни.
Минимизирайте личните данни
Не е нужно на общодостъпно място да публикувате целия протокол, списъка с подписи или контактни данни, за да уведомите, че документът е изготвен. В самото съобщение посочете необходимия минимум и организирайте достъпа до протокола по подходящ начин.
Посочете как реално се получава достъп
Фразата „протоколът е изготвен“ не е достатъчно полезна, ако никой не знае къде може да го види. Опишете практичния начин за запознаване с документа, като съобразите достъпа и защитата на личните данни.
Пазете доказателството за самото съобщение
Съобщението е отделен документ от протокола. Архивирайте датата и начина на поставяне или съобщаване, за да може последователността след събранието да бъде възстановена при нужда.
Практически чеклист
- Адрес/етажна собственост
- Дата на общото събрание
- Дата на изготвяне/съобщаване
- Място или начин за достъп до протокола
- Лице за контакт при необходимост
- Подпис/автор на съобщението